Plantillas para la gestión de visitas en museos

Os presentamos un par de plantillas que hemos usado en Paleorama desde el “principio de los tiempos” (y que seguimos usando), para la gestión de solicitudes de actividades y eventos (tanto externos como internos), que os podrían ser de utilidad si os dedicáis a la gestión de centros de interpretación, pequeños museos y en general a realizar actividades que exijan el control de solicitudes y su tramitación. También os explicamos un poco por encima el protocolo que utilizamos a la hora de gestionar solicitudes de grupos. Las plantillas que colgamos podéis utilizarlas libremente. Con estas dos hojitas y un programa de facturación sencillito, ya podéis gestionar de forma ordenada y eficaz las solicitudes de vuestros clientes. Esperamos que os sean de utilidad. Si tenéis alguna duda nos dejáis un comentario.

Aunque existen programas informáticos que realizan esta tarea con mayor o menos éxito, la mayoría suelen ser bastante caros. En Paleorama hemos usado varios de ellos. No vamos a decir nombres pero a excepción de Euromus, el resto no nos han convencido nada, son confusos, estáticos, con un mantenimiento anual muy caro y un servicio postventa terrible. Euromus es un buen programa, muy completo, sin duda el mejor. En Paleorama lo hemos usado desde Atapuerca (actualmente lo sigue utilizando el Museo de la Evolución Humana de Burgos), sin embargo no permite la visualización tal y como veremos en las cronotablas, una visualización que a nosotros nos parece imprescindible.

Para la gestión de visitas y actividades de Atapuerca (que eran muchas), nosotros utilizabamos básicamente dos plantillas, la cronotabla y el expediente. La cronotabla es un sistema de representación gráfica de capas de información. De un vistazo podemos ver qué salas o espacios están libres, qué técnicos están ocupados y en qué horas, y el tipo y número de cliente asociado. La cronotabla por tanto fusiona toda esta información en una sola hoja. Aunque se trata de una simple gráfica de Gantt (está todo inventado), el desarrollo metodológico aplicado a la gestión de espacios de visitantes fue definido por Manuel Luque de Paleorama (“se inspiró en un taller mecánico que usaban algo similar para gestionar los pedidos“), ha demostrado con creces su gran sencillez y eficacia. Se incorporó por primera vez para la gestión de Atapuerca, y se sigue utilizando hoy en día en muchos de los espacios vinculados al yacimiento. Es una buena forma de “recoger” rápidamente la información, independientemente que luego se cargue en un programa de gestión. La cronotabla en sinónimo de orden y organización.

Cronotabla Paleorama gestion de solicitudes de visitas en museos y centros de de recepcion de visitantes

Aspecto de una cronotabla. Sencillo, simple, pero eficaz. Cada cronotabla corresponde a un día. Pincha en la imagen para descargar la plantilla.

Cronotabla Paleorama gestion de solicitudes de visitas en museos y centros de de recepcion de visitantes

Ejemplo de cronotabla informatizada (Software Paleogestión, ©Paleorama SL), con diferentes indicaciones: al visualizar el día de un vistazo, evitaremos errores en la asignación de horarios, con la disponibilidad de los técnicos o a la hora de solapar una sala o parte de un itinerario con actividades simultáneas.

Cronotabla Paleorama gestion de solicitudes de visitas en museos y centros de de recepcion de visitantes

Esta es una cronotabla de 2010 en Arqueopinto, para la gestión de los campamentos de verano. Se observa como además de actividades se incluyen actividades internas.

El expediente es más sencillo todavía. Es una hoja estándar donde anotamos la información del cliente mientras hablamos con el por teléfono o cuando leemos el correo, mensajes de voz, notas telefónicas, etc. Básicamente recoge los datos del cliente, la actividad que solicita, edad del grupo, número, horario, etc. Los datos de cabecera del cliente van en la parte superior. El cuerpo medio recoge la solicitud . Nos permite anotar la hora de inicio y finalización estimada y la real (muy útil cuando hay que respetar los tiempos). También hay un pequeño recuadro para anotaciones, comentarios y modificaciones (todo, TODO, debe estar registrado. Las palabras se las lleva el viento y “donde dije digo, digo Diego”). En la parte inferior se observa de forma sintetizada parte del protocolo (este es un expediente antiguo, la toma de datos iría en primer lugar):

1º Tomar los datos de la solicitud (quién, qué quiere, cuándo y para cuántos)

2º Asignación de fecha

3º Envío de valoración de actividad solicitada (lo que quiéres hacer con -x- personas, el día D entre las horas H, cuesta C

4º Confirmación por parte del cliente (nos reenvía el presupuesto confirmando fecha, actividad, personas, aceptación de condiciones, horario..)

5º Pago previo (justificante de envío)

6º Realización de la actividad

7º Evaluación del cliente (todos realizan una evalucación de la actividad (sin esta, no se puede mejorar)

8º Entrega de informes de los técnicos (incidencias, problemas.. y consumos de material).

9º Envío de factura y cierre de expediente. Cada actividad es un expediente diferente.

 

Cronotabla Paleorama gestion de solicitudes de visitas en museos y centros de de recepcion de visitantes

(Pincha en la imagen para descargar la plantilla)