Paleorama digital III. Paleosoftware

Además del trabajo de catalogación 3D y mecanizado, Paleorama está desarrollando un paquete informático denominado “Paleosoftware“, que consiste en 2 programas “a medida” para facilitar las tareas de gestión y dinamización de visitas y actividades en un centro o museo.

En 1993 comenzamos nuestra andadura en dinamización del patrimonio arqueológico con una meta bien clara, mostrar a la población el enorme y fascinante legado arqueológico de nuestros antepasados. Desde entonces, hemos puesto sobre el tablero numerosas iniciativas que han servido de estímulo a infinidad de personas, empresas y organismos que sin duda han contribuido a mejorar la calidad de las actividades de dinamización que se hacen en nuestro país.

Con el tiempo nuevas tecnologías y herramientas han ido surgiendo para facilitar la labor de los que nos dedicamos a esta difícil tarea de educar en lo cultural para el futuro, herramientas que nos permitirán sin duda mostrar desde otra óptica a la ciudadanía, que la prehistoria y la arqueología nacionales constituyen una fortaleza distintitva de nuestro país, un recurso cultural y turístico únicos que hay que conocer, valorar y proteger.

Desde hace 3 o 4 años, y a través de nuestra filial Paleomanías (página en construcción), estamos trabajando en lo que denominamos “Paleorama digital“, un proyecto que integrará el uso racional y coherente de diferentes TICs que faciliten nuestro trabajo y sobre todo, que sean de utilidad para el público interesado (programa de gestión de solicitudes, programa de inventario de recursos, realidad aumentada para merchandising, catálogos digitales, etc).

Además del trabajo de catalogación 3D y mecanizado, Paleorama está desarrollando un paquete informático que denominamos “Paleosoftware“, que consiste en 2 programas “a medida” que facilitarán las tareas de gestión y dinamización de actividades en centros y museos.

Los que nos dedicamos a esta difícil tarea somos conscientes de la necesidad de profesionalizar nuestro trabajo, la necesidad de un software específico que se adapte a unas necesidades cambiantes en un entorno dinámico. Las actividades cada vez son más variadas y la oferta debe amoldarse a las exigencias del público. Muchos de los programas que hemos usado de forma habitual en los últimos años se han quedado un tanto obsoletos: no funcionan en línea, sólo pueden adaptarse mediante programación, presentan estructuras y módulos cerrados y muy estáticos y además, son muy caros. En Paleorama nos hemos propuesto cambiar esto y hemos diseñado y programado 2 programas diferentes. (1) Un programa de inventario (Paleoinventario), que permita analizar el consumo por actividad, los movimientos de material entre almacenes, la evolución del gasto anual, proveedores y clientes, coste individualizado de cada objeto por descomposición de elementos menores y componentes (un objeto cualquiera lleva asociados diferentes materiales, mano de obra, componentes como peanas, cordelería, cierres, material de texturizado, embalaje..), comparativa entre proveedores (uno de nuestros objetivos es minimizar costes manteniendo la calidad y sustituir progresivamente materiales más agresivos por otros más ecológicos -resinas al agua-, etc). Permite realizar pedidos entre almacenes (lista de pedidos), alta y baja de usuarios, restricción de funciones y visualización de datos según tipo de usuario, incorpora de forma automática el coste que va a resultar al individualizar cada objeto en componentes individuales, aviso de mínimos por almacén, se pueden vincular imágenes, cambio de codificación, exportación de listados y tablas estadísticas, chat interno entre almacenes, previsión de costes y elaboración de presupuestos anuales (anticipar gastos)…., pero lo mejor de todo, es que funciona online, pudiendo acceder a la información desde una PDA o un Smartphone (y por supuesto desde un ordenador con conexión a internet). También incorpora un respaldo (back up), para consultas y actualizaciones si nos quedamos sin conexión. En definitiva, un programa de inventariado y control del gasto para la pequeña empresa independientemente del volumen de objetos que utilice, un programa sencillo y fácil de usar (todavía en versión beta pero completamente funcional), muy orientado al control del gasto y la anticipación mensual y anual de costes.

paleorama arqueología virtual

Comparativa de productos y proveedores ¿Qué proveedor nos ofrece lo mismo al mejor precio?  © Paleorama SL)

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Estadísticas de consumo para un objeto e historial de movimientos ¿Qué productos se consumen más?, ¿Cómo hacer previsiones de consumo?, ¿Cuánto dinero nos vamos a gastar el año que viene? © Paleorama SL)

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Listado  gráfico de objetos © Paleorama SL)

(2) El segundo programa denominado “Paleogestion“, sirve para organizar y coordinar las actividades y la oferta de nuestro centro o museo. La “célula madre” del programa es un recurso gráfico de visualización por capas de información que denominamos “cronotabla”, combinado con un “expediente” de datos de cliente (ver artículo gestión de grupos en centros de interpretación y yacimientos musealizados). Estos recursos, cronotabla y expediente, los hemos fusionado en un sólo programa que además integra módulo de mensajería, chat interno, elaboración de informes, presupuestos y facturas, estadísticas (nº de visitantes, actividades más solicitados, relación entre lo anterior por segmentos de público.., al mes, anual, historial..).

Cronotabla Paleorama gestion de solicitudes de visitas en museos y centros de de recepcion de visitantes

Ejemplo de cronotabla informatizada con diferentes indicaciones: evitar errores en la asignación de horarios, o con la disponibilidad de los técnicos o a la hora de solapar una sala o parte de un itinerario con actividades simultáneas, etc…

Además el programa nos permite gestionar varios centros, realizar un seguimiento de las actividades de los técnicos, incluyendo calendario laboral, ausencias, progresos..). Pero lo más destacado de Paleogestión, es que todo esto se puede consultar “online” desde un aparato con conexión a internet, y permite visualizar de un vistazo, las reservas y actividades previstas para todo el año. Basta con mover el “timeline” con el dedo o el ratón (ya hemos conseguido que funcione en IOS). Eduardo de la Torre, Manuel Luque, María Barahona y Marta Burgos han sido los artífices de este programa que ya estamos usando (fase beta), y que esperamos poder comercializar en un año aproximadamente. Otro de los módulos del programa es el de avisos y alertas, que nos informa de las secuencias del protocolo que están sin realizar, como por ejemplo, la falta de confirmación de la actividad, la falta de pago a vencimiento de fecha concreta, informes no entregados, factura o presupuestos no enviados, etc. De esta manera no hay errores (bueno, siempre los hay) si los datos se han introducido correctamente. El programa nos avisará automáticamente de los pasos que hay que dar, los que hemos realizado y los que aún están pendientes. Por supuesto el programa permite establecer  calendario anual y gestionar visitas individuales, generar ofertas, descuentos, etc. Se pueden programar tanto eventos externos (actividades, etc), como internos (tareas de mantenimiento, objetivos de semana o mes, reuniones internas, etc). Es un programa en el que prácticamente todo se puede modificar según las necesidades del usuario o del centro.

paleorama arqueología virtual

Aunque no es la interfaz definitiva, podemos observar el “Time line” abajo donde se muestran las actividades asociadas a los técnicos, en un lapso de tiempo concreto y vinculado a una sala y cliente. En la parte superior, un calendario nos lleva al día que queramos visualizar. De un vistazo sabemos los espacios libres, los técnicos ocupados, horarios libres, salas disponibles, etc. © Paleorama SL)

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Consulta general de técnicos y su vínculo con un calendario (mes, día y hora), una actividad y un cliente concreto. Estadísticamente se puede consultar quién hace más actividades, el tipo de actividad y la satisfacción del público, dado que existe un módulo de valoración asociado, en el que el cliente evalúa la actividad.

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Pantallazo de la primera versión. En primer término, la línea de tiempo o “Cronotabla”. © Paleorama SL)

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Estructura básica del programa © Paleorama SL)